Рефераты по теме Компьютеры, Программирование

Реферат Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие скачать бесплатно

Скачать реферат бесплатно ↓ [18.42 KB]



Текст реферата Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие

1.           & nbsp;     Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архи­вов, делопроизводства и документооборота яв­ляются сравнительно молодым классом инфор­мационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причина­ми, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинфор­мации) и своевременность доставки (актуаль­ность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества до­кументов, циркулирующих в системах уп­равления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения доку­мента, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества доку­ментов автоматически увеличивает слож­ность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимость поддержания исполнитель­ской дисциплины в возрастающих докумен­тальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; исполь­зование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к докумен­ту, вызванные законодательными или тех­нологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости до­ступа к документальным средам (архивам).

ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, де­лопроизводства и архивирования.
1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие в системе внутренних ограни­чений на масштабы документальной сре­ды и количества одновременно пользую­щихся ею.
3. Взаимодействие со сложившимися инфор­мационными транспортными средами и тех­ническими средствами.
4. Организация и поддержка регламентирован­ного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным доку­ментам или их частям.
5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных до­кументов в электронную форму. Для рабо­ты с историческими архивами должна ис­пользоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
6. Использование электронных средств нави­гации (полнотекстовый поиск, авто-рефери­рование, авто-рубрицирование, формирова­ние словарей предметных областей -тезаурусов,