Рефераты по теме Компьютеры, Программирование
Реферат Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие скачать бесплатно
Скачать реферат бесплатно ↓ [18.42 KB]
Текст реферата Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие
1. & nbsp; Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).
ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.
1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.
3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.
4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.
5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов,